Pentingnya Dokumentasi Digital untuk Surat-Surat Penting - Informasi Teknologi dan Sains Terkini

Beberapa bulan ini Indonesia mengalami bencana yang berturutan dan tergolong menimbulkan kehancuran yang berat,  maka  alangkah baiknya jika kita melakukan persiapan untuk berjaga-jaga terhadap kemungkinan terburuk yang  terjadi.

Seringkali saat terjadi bencaran kita tidak dapat menyelamatkan apapun, kecuali nyawa dan pakaian yang melekat di badan. Padahal ada banyak hal penting yang akan berguna di masa-masa pasca bencana, misalnya dokumen-dokumen penting kita. Apa saja dokumen yang perlu menjadi perhatian kita ? Misalnya adalah :
1. KTP / Passport / SIM
2. Akte Kelahiran
3. Kartu Keluarga
4. Ijazah
5. Surat nikah
6. Sertifikat rumah
7. BPKB & STNK
8. Buku rekening
9. Dokumen legalitas perusahaan (untuk yang punya usaha sendiri)
10. Premi asuransi

Dokumen-dokumen tersebut adalah beberapa contoh dokumen yang akan sangat dibutuhkan setelah kondisi normal lagi. Bagaimana cara kita melakukan dokumentasi digital tersebut ?

1. Scan Dokumen Anda 

Scanning dokumen bertujuan untuk merubah dari bentuk kertas menjadi bentuk file yang dapat anda simpan di komputer, email atau online storage. Cara paling mudah adalah menggunakan mesin scanner. Saat ini ada banyak printer yang menyematkan fitur scanner. Kemudian, bagaimana kalau anda tidak memiliki scanner? Anda dapat menggunakan smartphone anda. Anda dapat langsung memfoto dokumen anda dengan kamera yang ada di ponsel anda. Atau jika ingin hasil yang lebih rapi, salah satu aplikasi favourit saya adalah Microsoft Office Lens yang dapat anda download dengan gratis di google playstore atau klik link berikut : Office Lens.

2. Simpan file dokumen penting di flash disk / hard disk

Setelah anda selesai mendigitalkan dokumen-dokumen anda, simpanlah file anda di flashdisk atau hardisk external. Karena ini adalah dokumen yang penting, saran saya, simpanlah di lebih dari 1 flashdisk. Harga flashdisk sudah relatif murah. Pilihlah merk yang terkenal kualitasnya, seperti Kingston. Simpan flashdisk ditempat yang aman dan ada yang dapat dibawa saat keadaaan emergency. File-file tersebut sebaiknya anda compress dalam bentuk zip kemudian diberi password. Sehingga apabila jatuh ke tangan orang yang tidak berhak, file tidak disalah gunakan oleh mereka. 

3. Simpan file dokumen penting  di storage online.

File dokumen penting anda, sebaiknya juga di simpan di media online. Anda dapat menggunakan gmail sebagai media penyimpan, selain gratis, kapasitasnya cukup besar. Jangan lupa berikan password ke file anda sebagaimana di langkah 2. Simpan dokumen di minimal 2 akun gmail, misal gmail ayah, ibu. 

Dengan adanya backup online ini maka kita bisa membuka dan kemudian mencetak  dokumen kita di mana  saja dan kapan saja tanpa harus bingung apabila dokumen asli dan fotokopinya hilang atau rusak.